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Preparación de pedidos explicada de forma sencilla: descubra qué métodos existen, cómo funciona el proceso en el almacén y qué deben tener en cuenta las empresas.
En la logística de almacén, la preparación de pedidos determina si las mercancías están disponibles de forma completa, correcta y puntual para el siguiente paso del proceso. Ya sea para pedidos de clientes, material de producción o envíos: al preparar los pedidos, se extraen artículos del inventario y se agrupan según un pedido específico. Cuanto mejor organizado esté el proceso, más fiable será la coordinación entre el almacén, el embalaje y la distribución.
La preparación de pedidos consiste en agrupar artículos de un inventario según un pedido de cliente, una orden de producción o una necesidad interna. El objetivo es suministrar la mercancía correcta en la cantidad adecuada y prepararla para su embalaje, envío o procesamiento posterior.
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Por qué la preparación de pedidos es importante para el almacén y el envío
La preparación de pedidos conecta el inventario, el pedido y el envío en un proceso continuo. La mercancía almacenada se convierte en una unidad concreta que se prepara para el embalaje, la producción, el procesamiento posterior o el transporte.
Para las empresas, este paso es especialmente importante porque los errores pueden afectar directamente a los procesos posteriores. Si se extrae un artículo incorrecto o no se agrupa la cantidad correcta, se generan tareas de rectificación, retrasos y costes adicionales.
Para que la preparación de pedidos funcione de forma fiable, se necesitan ubicaciones de almacén claras, datos de inventario actualizados, pedidos comprensibles y un control riguroso. De este modo, el almacén, el embalaje y el envío se integran mejor y el flujo de mercancías se mantiene más estable.
¿Cómo funciona la preparación de pedidos en el almacén?
El proceso de preparación de pedidos comienza con una orden. En ella se especifica qué artículos y en qué cantidad se necesitan. Sobre esta base, se accede a las ubicaciones de almacén correspondientes y se extraen las mercancías del inventario.
Tras la extracción, se realiza el control. En esta fase se verifica si el número de artículo, la cantidad y el estado de la mercancía coinciden con el pedido. A continuación, los artículos se
agrupan y se preparan para el siguiente paso del proceso. Esto puede ser el embalaje, el envío, la producción o una transferencia interna.
Cuanto mejor organizado esté este flujo de trabajo, menor será el riesgo de errores. Especialmente cuando hay muchos artículos, varias zonas de almacén o un gran volumen de pedidos, los procesos establecidos, el soporte digital y un control final son de gran ayuda. Así, el inventario se transforma en una unidad completa y lista para su envío, producción o procesamiento posterior.
¿Qué métodos de preparación de pedidos existen?
En la logística de almacenes existen diversos métodos de preparación de pedidos. La elección del método más adecuado depende principalmente de la estructura del almacén, el número de artículos, el volumen de pedidos y las exigencias de velocidad y precisión. En esencia, el objetivo siempre es extraer las mercancías del inventario de la forma más eficiente posible y prepararlas para la siguiente etapa del proceso.
Un método muy utilizado es la preparación de pedidos de una sola etapa. En este caso, cada pedido se procesa de forma individual. Los artículos necesarios se extraen directamente para un pedido específico y se envían a continuación. Este método es especialmente claro y resulta muy útil cuando se requiere mantener los pedidos estrictamente separados.
En la preparación de pedidos de dos etapas, los artículos se extraen primero de forma agrupada para varios pedidos. Posteriormente, en un segundo paso, se asignan a cada pedido individual. Este método es especialmente útil cuando se necesitan muchos artículos similares para varios pedidos, ya que permite reducir los recorridos en el almacén y agrupar los procesos.
Además, se distingue entre la preparación manual y la asistida digitalmente. En la preparación manual, los empleados trabajan, por ejemplo, con listas de picking o albaranes. Los métodos digitales como Pick-by-Scan, Pick-by-Voice o Pick-by-Light apoyan el flujo de trabajo mediante dispositivos móviles, instrucciones por voz o señales luminosas en la ubicación de almacenamiento.
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Preparación digital de pedidos: Pick-by-Scan, Pick-by-Voice y Pick-by-Light
Los sistemas digitales pueden ser de gran ayuda en la preparación de pedidos. Contribuyen a gestionar los pedidos con mayor claridad, reducir errores y guiar a los empleados de forma segura a través del proceso de picking. Los métodos más utilizados son Pick-by-Scan, Pick-by-Voice y Pick-by-Light.
En el sistema Pick-by-Scan, los empleados trabajan con un escáner móvil o un dispositivo de mano. Los artículos necesarios aparecen en pantalla y se escanean al extraerlos. De este modo, se puede verificar al instante si se ha seleccionado el artículo correcto en la cantidad adecuada.
En el sistema Pick-by-Voice, los empleados reciben las instrucciones de preparación mediante voz. Escuchan, por ejemplo, a qué ubicación deben dirigirse y qué cantidad deben extraer. La ventaja es que las manos quedan libres y no es necesario apartar la vista constantemente para mirar una lista o un dispositivo.
En el sistema Pick-by-Light, unas señales luminosas en la estantería indican qué artículo debe extraerse. A menudo, también se muestra la cantidad necesaria. Este método es especialmente adecuado para zonas de almacén bien estructuradas con muchos procesos de picking recurrentes.
Comparativa entre el sistema hombre-a-producto y producto-a-hombre
Además de los métodos individuales de preparación de pedidos, existen diferentes principios básicos sobre cómo se encuentran la mercancía y los empleados en el almacén. Se suele distinguir principalmente entre el sistema hombre-a-producto y el de producto-a-hombre.
En el principio hombre-a-producto, los empleados se desplazan por el almacén y extraen los artículos necesarios directamente de su ubicación. Es un proceso clásico en muchos almacenes porque es relativamente sencillo de implementar. Para ello, es fundamental contar con ubicaciones bien estructuradas, recorridos cortos e información clara sobre dónde se encuentra cada artículo.
En el principio producto-a-hombre, por el contrario, la mercancía se lleva hasta la estación de preparación. Los empleados permanecen en un puesto de trabajo fijo y reciben los artículos necesarios a través de un sistema automatizado o semiautomatizado. Este principio puede resultar especialmente útil cuando hay un gran volumen de pedidos, muchos artículos pequeños o procesos altamente estandarizados.
Errores frecuentes en la preparación de pedidos
En la preparación de pedidos, los pequeños errores pueden tener rápidamente grandes consecuencias. Si se extrae un artículo incorrecto, se cuenta mal una cantidad o un envío queda incompleto, a menudo se retrasa todo el proceso posterior. Esto no solo afecta al almacén, sino también al embalaje, el envío, la producción o la entrega al cliente.
Los errores suelen producirse por ubicaciones de almacenamiento poco claras, datos de inventario obsoletos o información de pedidos incompleta. Asimismo, los largos recorridos, la presión del tiempo o las listas de picking difíciles de leer pueden provocar confusiones en los artículos o errores en el registro de las cantidades.
Otro punto importante es la falta de control al final del proceso. Sin una verificación final entre el pedido y la mercancía preparada, los errores suelen pasar desapercibidos hasta que el envío ya ha sido empaquetado o enviado. Esto genera retrabajos, consultas y costes adicionales.
Para evitar estos errores, resultan útiles unas estructuras de almacén claras, datos actualizados, instrucciones de trabajo comprensibles y un soporte digital adecuado. Además, es fundamental que los empleados sepan a qué deben prestar atención en cuanto a números de artículo, cantidades, unidades de embalaje y requisitos especiales. De este modo, la preparación de pedidos se vuelve más fiable y todo el flujo de mercancías, más estable.
Mejorar la preparación de pedidos en la práctica
Para que la preparación de pedidos funcione de forma fiable, los procesos de almacén deben revisarse periódicamente y adaptarse a las necesidades reales. Lo decisivo no es solo qué método se utiliza, sino lo bien que interactúan la estructura del almacén, los datos de inventario, los empleados y la tecnología.
Un enfoque importante es la organización clara de las ubicaciones de almacenamiento. Los artículos que se necesitan con frecuencia deben ser lo más accesibles posible. Por el contrario, las mercancías poco frecuentes o voluminosas pueden almacenarse en zonas menos céntricas. Así se reducen los recorridos y se procesan los pedidos con mayor rapidez.
Los datos de inventario actualizados también desempeñan un papel fundamental. Si las existencias en almacén no son correctas, los errores surgen incluso antes de la preparación propiamente dicha. Los sistemas digitales pueden ayudar a hacer más transparentes los movimientos de mercancías y a gestionar mejor los pedidos.
Además, no debe faltar el control al final del proceso. Una breve comprobación del artículo, la cantidad y el pedido puede evitar que se envíen mercancías incorrectas o incompletas. Esto hace que la preparación de pedidos sea más estable y que los procesos posteriores, como el embalaje, el envío o la producción, sean más fiables.
La solución digital adecuada depende de los procesos de almacén. Factores como la estructura de los artículos, el volumen de pedidos, la propensión a errores y el grado de automatización deseado son determinantes. Lo importante no es solo la tecnología en sí, sino también que se integre bien en los flujos de trabajo existentes.
Conectar la preparación de pedidos y la logística de forma eficiente
Una preparación de pedidos bien organizada es un componente esencial para lograr procesos de almacenamiento y envío estables. Cuando la mercancía se prepara, verifica y prepara correctamente para el siguiente paso, el embalaje, el transporte y la entrega también se benefician.
Emons ayuda a las empresas a conectar de forma inteligente la logística de almacén, la preparación de pedidos y el transporte. Dependiendo de la estructura de la mercancía, el volumen de pedidos y los requisitos de envío, pueden ser relevantes diferentes soluciones logísticas, desde servicios clásicos de almacenamiento y valor añadido hasta procesos de transbordo eficientes como el cross-docking.
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Preguntas frecuentes sobre la preparación de pedidos
¿Qué significa la preparación de pedidos en términos sencillos?
La preparación de pedidos consiste en extraer artículos de un inventario y agruparlos según un pedido. El objetivo es disponer de la mercancía correcta en la cantidad adecuada para su envío, producción o procesamiento posterior.
¿Qué métodos de preparación de pedidos existen?
Entre los métodos más conocidos se encuentran la preparación de pedidos de una o dos etapas, así como los procedimientos manuales y los asistidos digitalmente. Los métodos digitales incluyen, por ejemplo, el pick-by-scan, el pick-by-voice o el pick-by-light.
¿Cuál es la diferencia entre el sistema de hombre a producto y el de producto a hombre?
En el sistema de hombre a producto, los empleados se desplazan por el almacén y recogen los artículos directamente en su ubicación. En el sistema de producto a hombre, la mercancía se traslada hasta la estación de picking, lo que permite que los empleados trabajen desde un puesto fijo.
¿Por qué es importante el picking?
El picking es fundamental porque determina si los productos están listos de forma completa, correcta y puntual para el siguiente proceso. Los errores pueden derivar en retrabajos, retrasos, costes más elevados o entregas incorrectas.
¿Cómo se puede mejorar el picking?
El picking puede mejorarse mediante ubicaciones claras, datos de inventario actualizados, pedidos fáciles de entender, asistencia digital y un control final. Lo decisivo es que el proceso se adapte a la estructura del almacén y al volumen de pedidos.
¿Cuál es la diferencia entre el picking y el cross-docking?
En el picking, los artículos se extraen del inventario y se agrupan según un pedido. En el cross-docking, por el contrario, la mercancía se redistribuye directamente tras su recepción, sin pasar por un almacenamiento a largo plazo. Por tanto, mientras que el picking trabaja con el inventario existente en función de los pedidos, el cross-docking se centra en la rapidez de la rotación de mercancías.
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